Sử dụng công cụ iGate để chuyển liên thông hồ sơ dịch vụ công trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính sang Hệ thống quản lý văn bản chỉ đạo điều hành (VNPT-iOffice) mang lại hiệu quả cao trong xử lý hồ sơ thủ tục hành chính tại huyện Hữu Lũng.

Theo quy định khi tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính thực hiện theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì phải thực hiện tiếp nhận, nhập trên phần mềm Một cửa điện tử theo quy định tại địa chỉ https://dichvucong.langson.gov.vn/. Hồ sơ được chuyển qua các bước theo đúng quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính của từng ngành, từng lĩnh vực theo quy định.

Kết quả giải quyết thủ tục hành chính thường có hai dạng: Một là các giấy tờ, hồ sơ được người có thẩm quyền ký, xác nhận trực tiếp trên hồ sơ nộp (như chứng thực...); Hai là các quyết định, giấy chứng nhận được ký, ban hành của cơ quan, đơn vị có thẩm quyền. Đối với các quyết định và giấy chứng nhận theo quy định phải được tạo và xử lý trên Hệ thống quản lý văn bản chỉ đạo điều hành VNPT-iOffice, đối với thủ tục hành chính có kết quả dạng này thì đồng thời phải thực hiện trên cả hai hệ thống phần mềm; cán bộ xử lý và lãnh đạo các cơ quan liên quan phải đăng nhập và xử lý trên cả hai phần mềm.

Việc xử lý đối với các hồ sơ có kết quả giải quyết là các quyết định, giấy chứng nhận bộc lộ những hạn chế trong quá trình thực hiện, chuyển các bước xử lý hồ sơ, cụ thể:

Một là: Cán bộ xử lý, lãnh đạo đơn vị phải đăng nhập song song hai phần mềm, trong đó phần mềm Một cửa điện tử là phần mềm không thường xuyên đăng nhập sử dụng do khi nào có hồ sơ phát sinh mới sử dụng nên dễ dẫn tới hồ sơ bị chậm quá hạn do quên không xử lý.

Hai là: Việc chuyển hồ sơ trên cả hai phần mềm, có bước chuyển “cán bộ xử lý trình lãnh đạo” bị trùng lặp, cả hai phần mềm đều có bước này.

Ba là: Kết quả xử lý hồ sơ chuyển trên Hệ thống văn bản chỉ đạo điều hành, cán bộ xử lý hồ sơ phải in lấy bản thô, thập chí có giấy tờ phải trình lại lãnh đạo ký bản thô, trong khi đó trên Hệ thống văn bản chỉ đạo điều hành đã được ký số.

Bốn là: Kết quả giải quyết thủ tục hành chính phải được gắn lên phần mềm Một cửa điện tử do vậy phải chờ văn bản được phát hành, sau đó scan kết quả gắn lên phần mềm Một cửa điện tử, lúc này mới trả được kết quả, phần này gây mất nhiều thời gian, phức tạp nên cán bộ trả kết quả thường không gắn kết quả lên theo quy định.

Việc nhập, chuyển hồ sơ trên cả hai phần mềm là độc lập với nhau, không có sự giằng buộc nên một số cán bộ tiếp nhận xử lý hồ sơ thực hiện không đúng theo quy định; có thủ tục xử lý nhưng không nhập lên phần mềm một cửa mà chỉ chuyển trên Hệ thống văn bản chỉ đạo điều hành, dần dẫn tới lối mòn không xác định được công việc đang xử lý là việc giải quyết thủ tục hành chính (dẫn tới một số khâu không thực hiện theo quy định của thủ tục hành chính); lãnh đạo đơn vị không thường xuyên đăng nhập vào phần mềm Một cửa điện tử để xử lý công việc nên hồ sơ chuyển trên phần mềm bị quá hạn, chậm hạn, trong khi đó hồ sơ đã được giải quyết, thậm chí đã trả kết quả cho người dân; đồng thời do phức tạp và mất nhiều thời gian ở khâu gắn kết quả giải quyết lên phần mềm nên cán bộ một cửa thường không gắn kết quả giải quyết lên phần mềm theo quy định.

Với những khó khăn, hạn chế nêu trên nên việc cấp thiết là làm sao liên kết được các khâu trong quá trình chuyển xử lý hồ sơ, chuyển kết quả xử lý giữa các phần mềm để thực hiện theo đúng quy định là việc vô cùng cần thiết, giúp giảm thời gian xử lý và thực hiện đúng quy định của giải quyết thủ tục hành chính

Sử dụng công cụ iGate để chuyển liên thông hồ sơ dịch vụ công trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính sang Hệ thống quản lý văn bản chỉ đạo điều hành giúp liên thông quá trình giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính, giảm các công đoạn bị trùng lặp và đảm bảo các quy định của thủ tục hành chính như: các thủ tục phải được nhập trên phần mềm Một cửa điện tử, phải gắn kết quả giải quyết trước khi trả kết quả; giảm bớt thời gian thực hiện ở các khâu không cần thiết (kết quả đã có trên Hệ thống văn bản chỉ đạo điều hành lại phải tải xuống hoặc in ra sau đó chuyển/gắn lên phần mềm Một cửa điện tử).

Việc áp dụng xử lý liên thông chưa được áp dụng thực hiện trước đây mà việc xử lý hồ sơ dịch vụ công vẫn thực hiện độc lập trên cả hai hệ thống. Việc áp dụng liên thông trong xử lý hồ sơ nhằm giảm bớt thời gian chuyển xử lý trên cả hai phần mềm. Do chuyển liên thông nên nhiều thao tác chuyển của cán bộ và lãnh đạo trùng lặp được lược bỏ, chỉ phải thực hiện 01 lần; đồng thời đảm bảo việc thực hiện các quy định của giải quyết thủ tục hành chính được thực hiện nghiêm túc như nhập hồ sơ lên phần mềm, gắn kết quả giải quyết trước khi trả hồ sơ; lãnh đạo đơn vị chỉ thao tác sử dụng trên Hệ thống văn bản chỉ đạo điều hành (thường xuyên làm việc).

Việc sử dụng công cụ iGate để chuyển liên thông hồ sơ dịch vụ công đã được áp dụng triển khai thực hiện trên toàn địa bàn huyện Hữu Lũng từ tháng 03 năm 2022 đối với tất cả các cơ quan chuyên môn, UBND các xã, thị trấn và đã đạt được kết quả rất tốt.

- Mang lại hiệu quả kinh tế: Việc áp dụng giúp giảm thời gian thao tác trên các hệ thống, giảm thời gian scan, gắn tài liệu lên phần mềm, ước tính mỗi hồ sơ giảm thời gian giải quyết 0,5 giờ làm việc. Tính đến thời điểm 01/12/2022 toàn huyện có 48.094 hồ sơ được tiếp nhận, xử lý trên phần mềm một cửa điện tử, ước tính giảm thời gian giải quyết 24.047 giờ, tương đương 769 triệu đồng (mỗi giờ làm việc khoảng 32.000 đồng).

- Đảm bảo việc thực hiện các quy định về giải quyết thủ tục hành chính: Tổng số hồ sơ xử lý trên phần mềm Một cửa điện năm 2022 là 48.094 hồ sơ, tăng 29.120 hồ sơ (năm 2021 tiếp nhận xử lý 18.974 hồ sơ), tỷ lệ hồ sơ nhập trên phần mềm Một cửa điện tử 48.094/98,555 hồ sơ, tỷ lệ 48,8% tăng 27,1% (năm 2021 đạt 21,7%). Hiện nay việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ trên phần mềm và qua công cụ iGate được duy trì 100% trên địa bàn huyện.

- Do chuyển liên thông trên Hệ thống quản lý văn bản chỉ đạo điều hành nên 100% hồ sơ (loại có kết quả là quyết định, giấy chứng nhận) có gắn kết quả giải quyết trên phần mềm Một cửa điện tử, đảm bảo thực hiện theo yêu cầu và đảm bảo thực hiện số hóa hồ sơ theo quy định.

Việc áp dụng công cụ iGate giúp giảm thao tác chuyển hồ sơ, giảm số lần sử dụng phần mềm thứ hai để giải quyết thủ tục hành chính, giảm việc scan, gắn tài liệu theo quy định qua đó giảm thời gian thực hiện giải quyết hồ sơ; đồng thời giúp việc thực hiện các quy định về quản lý hồ sơ thủ tục hành chính được đảm bảo theo quy định.

Dương Viết Thành

Văn phòng HĐND và UBND huyện